وقتی یک شرکت تصمیم می‌گیرد فرایندهای خود را نرم‌افزاری کند، معمولاً با دو گزینه روبه‌رو می‌شود: خرید یک محصول آماده یا سفارش طراحی نرم‌افزار اختصاصی.انتخاب مناسب به نیازهای شرکت، بودجه، زمان و برنامه توسعه آن بستگی دارد. برای برخی کسب‌وکارها، یک محصول آماده بخش بزرگی از نیازها را پوشش می‌دهد. در شرکت‌های دیگر، تفاوت فرایندها آن‌قدر زیاد است که طراحی اختصاصی توجیه پیدا می‌کند.
نرم‌افزار آماده چه ویژگی‌هایی دارد؟
نرم‌افزار آماده برای پاسخ‌گویی به نیازهای مشترک گروهی از کسب‌وکارها ساخته می‌شود. امکانات، ساختار اطلاعات و روش انجام کارها از قبل مشخص شده‌اند؛ هرچند میزان تنظیم‌پذیری در محصولات مختلف متفاوت است.مزیت اصلی این گزینه، امکان شروع سریع‌تر و معمولاً هزینه اولیه کمتر است. شرکت می‌تواند محصول را بررسی کند، نسخه آزمایشی یا نمایش آن را ببیند و سپس درباره خرید تصمیم بگیرد.محدودیت زمانی آشکار می‌شود که فرایند واقعی شرکت با ساختار محصول هماهنگ نباشد. در این شرایط ممکن است بخشی از کار همچنان در اکسل یا خارج از سامانه انجام شود، یا شرکت ناچار شود روش کار خود را تغییر دهد.
نرم‌افزار اختصاصی چه تفاوتی دارد؟
نرم‌افزار اختصاصی بر اساس نیازها و فرایندهای مشخص یک سازمان تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی می‌شود. ساختار اطلاعات، گردش تأیید، سطح دسترسی و گزارش‌ها می‌توانند متناسب با فعالیت شرکت تعریف شوند.برای مثال، یک شرکت صنعتی ممکن است به ارتباط میان درخواست خرید، دریافت کالا، موجودی انبار و مصرف مواد در پروژه نیاز داشته باشد. اگر قواعد این ارتباط با امکانات محصولات موجود سازگار نباشد، طراحی اختصاصی می‌تواند راهکار مناسب‌تری باشد.
این گزینه به زمان تحلیل و توسعه نیاز دارد و معمولاً سرمایه‌گذاری اولیه بیشتری می‌خواهد. موفقیت آن نیز به تعریف روشن نیازها، مشارکت کاربران و کیفیت تیم توسعه وابسته است.
مقایسه نرم‌افزار اختصاصی و آماده
| معیار | نرم‌افزار آماده | نرم‌افزار اختصاصی |
|---|---|---|
| زمان شروع استفاده | معمولاً کوتاه‌تر، با توجه به تنظیمات و انتقال داده | وابسته به دامنه تحلیل و توسعه |
| هزینه اولیه | معمولاً کمتر؛ وابسته به مجوز و امکانات | معمولاً بیشتر؛ وابسته به پیچیدگی نیازها |
| تطبیق با فرایند شرکت | در محدوده تنظیمات و قابلیت‌های محصول | قابل طراحی بر اساس فرایندهای مورد توافق |
| توسعه قابلیت جدید | وابسته به سیاست و برنامه تولیدکننده | قابل برنامه‌ریزی در چارچوب همکاری با تیم توسعه |
| اتصال به سامانه‌های دیگر | وابسته به رابط‌ها و امکانات محصول | قابل طراحی، با توجه به محدودیت سامانه‌های مقصد |
| نگهداری و پشتیبانی | تابع خدمات و شرایط عرضه‌کننده | نیازمند توافق روشن برای نگهداری و توسعه |
این مقایسه یک قاعده قطعی برای همه محصولات نیست. بعضی نرم‌افزارهای آماده قابلیت توسعه گسترده‌ای دارند و بعضی پروژه‌های اختصاصی نیز به دلیل طراحی ضعیف، انعطاف‌پذیری محدودی پیدا می‌کنند.
هزینه واقعی فقط مبلغ خرید یا طراحی نیست
برای مقایسه اقتصادی، باید هزینه استفاده از نرم‌افزار در طول زمان را بررسی کرد.هزینه مجوز، آموزش، انتقال اطلاعات، نگهداری، توسعه و اتصال به سامانه‌های دیگر بخشی از این محاسبه است. زمانی که کارکنان برای ثبت دوباره اطلاعات یا تهیه دستی گزارش‌ها صرف می‌کنند نیز اهمیت دارد.ممکن است محصولی در ابتدا ارزان‌تر باشد، اما بخشی از فرایندهای اصلی را پوشش ندهد. از سوی دیگر، سفارش امکانات اختصاصی که استفاده مشخصی ندارند، هزینه و زمان پروژه را افزایش می‌دهد.بهتر است نیازها به دو گروه «ضروری برای شروع» و «قابل توسعه در آینده» تقسیم شوند تا تصمیم بر اساس اولویت‌های واقعی گرفته شود.
چه زمانی نرم‌افزار آماده انتخاب مناسبی است؟
اگر فرایندهای شرکت متداول‌اند، یک محصول موجود نیازهای اصلی را پوشش می‌دهد و زمان راه‌اندازی اهمیت زیادی دارد، نرم‌افزار آماده ارزش بررسی دارد.پیش از خرید، بهتر است چند سناریوی واقعی شرکت در محصول اجرا شوند. نمایش امکانات به‌تنهایی کافی نیست؛ باید مشخص شود کاربران چگونه کار روزانه خود را انجام می‌دهند و گزارش موردنیاز چگونه به دست می‌آید.
چه زمانی طراحی اختصاصی توجیه دارد؟
زمانی که قواعد کسب‌وکار، گردش تأیید یا ارتباط میان بخش‌ها ویژگی‌های خاصی دارند، طراحی اختصاصی می‌تواند تناسب بیشتری ایجاد کند.نیاز به گزارش‌های ویژه، یکپارچگی چند فرایند یا توسعه مستمر نیز در این انتخاب مؤثر است. با این حال، هر روش فعلی شرکت نباید بدون بررسی وارد نرم‌افزار شود. مرحله تحلیل فرصتی برای شناسایی کارهای تکراری و اصلاح فرایندهای ناکارآمد است.
ترکیب دو راهکار هم قابل بررسی است
گاهی بهترین انتخاب، استفاده از نرم‌افزار آماده برای نیازهای عمومی و توسعه اختصاصی برای فرایندهای ویژه است. برای مثال، شرکت می‌تواند حسابداری را در محصول موجود نگه دارد و سامانه تولید یا کنترل مدارک خود را به آن متصل کند.امکان این ارتباط باید پیش از تصمیم نهایی از نظر دسترسی به داده‌ها، رابط‌های فنی و شرایط همکاری بررسی شود.انتخاب آگاهانه با شناخت مسئله شروع می‌شود: کدام فرایند باید بهتر شود، چه کسانی از سامانه استفاده می‌کنند و نتیجه مطلوب چگونه سنجیده می‌شود؟
در خدمات طراحی نرم‌افزار تحت وب، بررسی این موارد کمک می‌کند دامنه پروژه متناسب با نیاز واقعی شرکت تعریف شود و پیاده‌سازی به‌صورت مرحله‌ای پیش برود. برای بررسی نیازهای کسب‌وکار خود و امکان طراحی یک سامانه اختصاصی، می‌توانید از طریق بخش تماس وب‌سایت با من در ارتباط باشید.