مدیریت یک مجموعه دیگر الزاماً به حضور دائمی مدیر در محل شرکت، کارخانه یا پروژه وابسته نیست. نرم‌افزارهای تحت وب مدیریت فرایند و داده این امکان را فراهم می‌کنند که مدیران از راه دور نیز به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشند.درخواست های سفارش ورودی را ببینند،نامه ها را بخوانند،وضعیت تولید و در خواست را دنبال کنند و از وقفه های سیستم آگاه شوند تا در زمان مناسب تصمیم بگیرند.
دسترسی سریع به اطلاعات سازمان
یکی از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزارهای فرایندی، تجمیع اطلاعات در یک سیستم مرکزی است. کاربران سیستم هر کدام بر اساس نوع و میزان دسترسی ، به‌جای پراکندگی اطلاعات میان فایل‌های Excel، پیام‌رسان‌ها، ایمیل‌ها و سیستم‌های مختلف، داده‌های مرتبط با پروژه‌ها، سفارش‌ها، مکاتبات، وظایف و سایر فعالیت‌های سازمان را در جای خود ثبت می کنند.
در نتیجه مدیر حتی خارج از محل شرکت نیز می‌تواند به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی داشته باشد.
مشاهده وضعیت واقعی فرایندها
در سیستم‌های سنتی، مدیر برای اطلاع از وضعیت کارها معمولاً باید با کارکنان تماس بگیرد یا منتظر دریافت گزارش باشد. در این حالت سخت می شود به داده های رسید و اینکه ایای واقعا اخرین داده هستند اعتماد کرد.در یک نرم‌افزار مدیریت فرایند، وضعیت فعالیت‌ها به‌صورت ساختاریافته ثبت می‌شود.
مدیر می‌تواند مشاهده کند هر فعالیت در چه مرحله‌ای قرار دارد، مسئول آن چه کسی است، چه تغییراتی انجام شده و کدام موارد نیازمند پیگیری هستند.
کاهش وابستگی مدیریت به افراد
وقتی اطلاعات فقط در اختیار افراد یا واحدهای مختلف باشد، مدیریت از راه دور دشوار می‌شود. شما برای دریافت ایجاد توقف در خط تولید و علت آن باید با کارشناسان شرکت حتما تماس بگیرید.باید به خاطر بسپارید غلت این مشکل چه چیزی بوده تا در اینده از بروز ان جلوگیری نمایید.ثبت متمرکز اطلاعات، تاریخچه تغییرات، گردش کار و مسئولیت کاربران باعث می‌شود دانش مربوط به فرایندهای سازمان در سیستم باقی بماند و وابستگی به گزارش‌های شفاهی کاهش پیدا کند.
کنترل بهتر عملکرد واحدهای مختلف
با تعریف سطوح دسترسی و گردش کار مناسب، واحدهای فروش، بازرگانی، فنی، تولید، انبار، پروژه و مدیریت می‌توانند در یک سیستم مشترک فعالیت کنند.
مدیریت نیز بدون دخالت مستقیم در فعالیت روزانه هر واحد، امکان مشاهده پیشرفت کارها، تأخیرها، تغییر وضعیت‌ها و نقاط نیازمند تصمیم‌گیری را خواهد داشت.
تصمیم‌گیری بر اساس داده‌های واقعی
مدیریت از راه دور زمانی مؤثر است که مدیر به اطلاعات دقیق و به‌روز دسترسی داشته باشد. گزارش‌ها و داشبوردهای مدیریتی می‌توانند اطلاعات ثبت‌شده در بخش‌های مختلف را به شاخص‌های قابل تحلیل تبدیل کنند.گزارش های جزئی و تجمعی در این سیستم ها برای تصمیم سازی مدیران سازمان ها بسیار موثر عمل می کنند.به این ترتیب تصمیم‌گیری به‌جای گزارش‌های پراکنده یا برداشت‌های شخصی، بیشتر بر اساس داده‌های واقعی سازمان انجام می‌شود.
نرم‌افزار فرایندی؛ زیرساختی برای مدیریت بدون محدودیت مکانی
هدف نرم‌افزارهای مدیریت فرایند صرفاً دیجیتال کردن فرم‌ها نیست. یک سیستم مناسب باید فرایند واقعی سازمان را شناسایی کرده و گردش اطلاعات، مسئولیت‌ها، دسترسی‌ها، کنترل‌ها و گزارش‌ها را بر اساس نیاز همان مجموعه پیاده‌سازی کند.
برای شرکت‌های صنعتی، تولیدی، پیمانکاری و پروژه‌محور، طراحی یک نرم‌افزار تحت وب اختصاصی مدیریت فرایند می‌تواند امکان کنترل بهتر عملیات و مدیریت مؤثرتر مجموعه را حتی بدون حضور دائمی مدیر در محل فراهم کند.